SAP oraz PI: podstawowe wiadomości o Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnią, pierwsze kroki oraz obsługa systemu SAP. Kwestie dotyczące logowania, wypełnianie wniosków, uprawnienia do systemu produkcyjnego SAP.

Zgłoś problem
  • Jeżeli wśród przygotowanych pytań oraz odpowiedzi nie ma szukanego rozwiązania, to proszę zgłosić problem poprzez formularz.

» Nie mogę zalogować się do systemu SAP

» Zapomniałem hasła do SAP i Portalu Informacyjnego

Należy wejść na stronę https://pi.uj.edu.pl. Po lewej stronie znajduje się link "problemy z logowaniem" i tam znajdują się dalsze instrukcje.
Uwaga: do odzyskania hasła do SAP i Portalu Informacyjnego konieczna jest znajomość danych do logowania na służbowe konto e-mail w domenie uj.edu.pl.

» Nie mam uprawnień

Kiedy nie mamy uprawnień (system SAP sygnalizuje taki stan za pomocą podświetlonego na czerwono napisu "BRAK UPRAWNIEŃ... " znajdującego się w dolnej części okna programu SAPGUI) należy uruchomić następną pustą sesję programu SAPGUI (można to zrobić za pomocą menu programu: system -> tworzenie sesji, albo klikając ikonkę "kwadratu ze słoneczkiem" - czwarta ikona z prawej strony pod menu programu, albo kombinacją klawiszy CTRL+N) a następnie uruchomić w tej nowej sesji transakcję SU53. Trzeba wykonać zrzut ekranu z wynikiem transakcji SU53 i przesłać go na adres sapiens.basis@uj.edu.pl. O nadaniu uprawnień zostaniemy poinformowani drogą mailową.

» Dostęp do Portalu Informacyjnego (PI) dla osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno-prawnej..

UWAGA (dotyczy osób niezatrudnionych na umowę o pracę)!

 

Osoby zatrudnione na UJ tylko w ramach umowy cywilno-prawnej nie będą miały z definicji dostępu do Portalu Informacyjnego.

 

W celu założenia konta w Portalu Informacyjnym pracownik zatrudniony na podstawie umowy cywilno-prawnej powinien:

  1. sprawdzić czy jego umowa została wprowadzona do systemów informatycznych i został nadany pracowniczy numer SAP,
  2. jeżeli nie posiada adresu e-mail w domenie @uj.edu.pl to winien się skontaktować osobiście z Pomocą Informatyczną UJ (ul. Straszewskiego 25/4a) z dowodem osobistym w celu utworzenia konta pocztowego,
  3. na drugi dzień po nadaniu adresu mailowego (pkt.2) Osoba wysyła ze swojej skrzynki pocztowej mail na adres sapiens.basis@uj.edu.pl z prośbą o nadanie dostępu do Portalu Informacyjnego.

» Jak uruchomić transakcję i coś w niej zrobić?

Proszę zapoznać się z instrukcjami stanowiskowymi dostępnymi na stronie www.sapiens.uj.edu.pl. Dla ułatwienia można użyć wyszukiwarki na stronie www.sapiens.uj.edu.pl (prawy górny róg strony głównej) wpisując transakcję z którą chcemy się zapoznać, zostanie wyszukana instrukcja dotycząca tej transakcji w pliku pdf.

» Jak usunąć wniosek o UCP?

Proszę wysłać mail na adres sapiens.finanse@uj.edu.pl z prośbą o usunięcie wniosku. Konieczne jest podanie numeru wniosku oraz uzasadnienia jego usunięcia. W przypadku, gdy wniosek został już przetworzony przez Dział Weryfikacji (status wniosku został zmieniony na "W"), należy także poinformować o tym czy papierowa wersja wniosku wróciła do osoby zgłaszającej usunięcie wniosku. Po usunięciu wniosku, zostanie wysłany mail zwrotny z potwierdzeniem.

» Co można zmienić we wnioskach o UCP?

W zapisanych wnioskach, które nie trafiły jeszcze do Działu Weryfikacji (status wniosku "O" - Otwarty), można zmienić rodzaj umowy, przedmiot umowy, daty umowy oraz uzasadnienie.

» Co zrobić aby przenieść zapotrzebowanie, zamówienie lub rezerwację środków na następny rok?

W przypadku dokumentów finansowanych z MPK, zleceń i elementów PSP K/IIA*, proszę wysłać mail na adres sapiens.finanse@uj.edu.pl z prośbą o przeniesienie zapotrzebowania/zamówienia/rezerwacji na wskazany rok. Konieczne jest podanie numerów dokumentów, które mają być przeniesione. O przeniesieniu dokumentów zostaniemy poinformowani drogą mailową.

W przypadku dokumentów finansowanych z pozostałych źródeł (elementy PSP), prośbę o przeniesienie proszę kierować do poszczególnych działów księgowości.

» Jak usunąć rezerwację środków (obligo)?

W zależności od źródła finansowania obliga należy wysłać mail z prośbą o jego usunięcie do odpowiednich osób, zgodnie z komunikatem znajdującym się na stronie: www.sapiens.uj.edu.pl

» Chcę się umówić na szkolenie

Najpierw należy zadzwonić do odpowiedniego Zespołu w Sekcji Systemów Zarządzania Uczelnią UJ (w zależności od tematyki szkolenia) w celu ustalenia terminu (https://www.sapiens.uj.edu.pl/crsz_kontakt).
Następnie należy wypełnić formularz zamieszczony na stronie https://www.sapiens.uj.edu.pl/sap_szkolenia.

» Problem z paskiem wynagrodzeń

Proszę o przesłanie maila z informacją na adres sapiens.basis@uj.edu.pl, koniecznie w mailu podać numer osobowy pracownika oraz adres e-mail z którego pracownik korzysta (mail potrzebny jest do weryfikacji czy przypadkiem nie założono pracownikowi drugiego adresu e-mailowego).

» Nie mogę się zalogować do extranetu

Instrukcja znajduje się tutaj. Jeśli problem dalej występuje, odsyłamy do procedur przygotowanych przez SUSS.

» Jak złożyć wniosek urlopowy przez Portal?

» Jak wyłączyć zastępstwo z kolejnego wniosku o urlop (PI)

Procedurę zobaczyć można w instruktażowym filmie video:
https://www.sapiens.uj.edu.pl/Portal_Instrukcja_Video_21_Wniosek_o_nieobecnosc___procedura_skladania

(suwak czasu od 2:25)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

» Jakie urlopy są obsługiwane przez Portal (PI)?

Obecnie tylko urlop wypoczynkowy.

» Czy mogę złożyć wniosek na datę bieżącą lub wniosek na datę wsteczną (PI)?

Można złożyć wniosek na datę bieżącą lub wniosek na datę wsteczną (do 7 dni dla UJKR). Dla UJCM nie można złożyć wniosku na datę wsteczną.

» Chciałbym obejrzeć mój pasek wypłat przez Portal. Od kiedy dostępne są paski z bieżących naliczeń (PI)?

https://www.sapiens.uj.edu.pl/Portal_Instrukcja_Video_17_Pasek_wynagrodzen
Paski z bieżących naliczeń można obejrzeć w przypadku: nauczycieli akademickich od 01, administracji UJ od 26 danego miesiąca.

» Skąd mogę pobrać opis składników występujących na pasku wynagrodzeń (PI/PY).

Należy pobrać pliki PDF dostępne po prawej stronie ekranu https://www.sapiens.uj.edu.pl/SAP_Pliki_15_Pasek_wynagrodzen___lista_wszystkich_skladnikow

» Jakie transakcje HRowe są dostępne poprzez SAP-GUI dla kierowników jednostek (PA/PY)?

Lista transakcji wraz instrukcjami obsługi znajduje się pod adresem: http://www.sapiens.uj.edu.pl/raporty.php?strona=HR_kierownicy
Istnieje możliwość przeprowadzenia indywidualnego szkolenia przez:
      * Zespół Szkoleń: (012) 663 32 62, (012) 663 32 47/49
 

» Skąd mogę wziąć numery przebiegów księgowych do transakcji ZHR_LISTAPLAC_DZIEK (PY).

Należy pobrać plik excel z aktualnymi przebiegami księgowymi https://www.sapiens.uj.edu.pl/sap_przebiegi

» Gdzie mogę odnaleźć historię zaakceptowanych wniosków urlopowych?

Historię zaakceptowanych wniosków (zarówno poprzez email jak i z poziomu Portalu) można obejrzeć przechodząc do zakładki:
"System samoobsługi pracowników -> Przegląd aktywnych procesów -> Zaakceptowane/Odrzucone wnioski"

» Wniosek urlopowy utknął. Po akceptacji zastępcy nie dotarł do przełożonego.

Proste zastępstwo pracownika należy akceptować z zakładki "Zastępstwa" lub poprzez email. Akceptacja zastępstwa z poziomu zakładki "Wnioski o nieobecność" jest nieskuteczna.

» Zaakceptowałem wniosek (poprzez PI), ale on cały czas jest tu widoczny.

Akceptacja przez PI wymaga zatwierdzenia decyzji przyciskiem "Podejmowanie decyzji". Dodatkowo jeśli akceptuje się proste zastępstwo należy wykonać je z zakładki "Zastępstwa".

» Wniosek urlopowy nie dotarł na moją skrzynkę pocztową.

1. Należy w pierwszej kolejności sprawdzić folder "Spam" oraz inne foldery w skrzynce pocztowej. Być może wniosek trafił właśnie tam.
2. Należy sprawdzić, czy skrzynka pocztowa nie jest przepełniona.

Aktualności